بایگانی و ذخیره سازی

بایگانی و ذخیره سازی

در این مقاله چه می‌خوانیم ...

با عبارت بایگانی و ذخیره سازی یاد چه چیزی می افتید؟ به نظر شما بایگانی و ذخیره اطلاعات در کجا می تواند کاربرد داشته باشد؟ امروز زودر قصد دارد تعریف مناسبی برای عبارت بایگانی و ذخیره سازی ارایه دهد، کاربرد آن را توضیح دهد و وسیله های لازم برای بایگانی و ذخیره سازی را به شما معرفی کند. پس با زودر همراه باشید.

بایگانی

بدون شک همه‌ی ما تقریباً هرروز از کاغذ و اسناد مختلف بهره می‌بریم. اگر تابه‌حال به بانک، مدرسه، اداره و یا هر ارگان دیگری مراجعه کرده باشید بی‌تردید با واحدی بنام بایگانی برخورد کرده‌اید. درواقع تمامی اسناد و مدارک باید به‌صورت پیوسته در مکان ویژه‌ای ذخیره شوند. بایگانی کاغذها و اسناد باید به‌صورت مرتب و منظم انجام شود تا ماندگاری بالایی داشته باشند.

شناسنامه ی افراد، فرم های اظهارنامه مالیاتی، سوابق مالی کسب و کار، سند ملک و … اگرچه ممکن است این دسته از اسناد و مدارک کمتر مورد استفاده قرار گیرد، اما همه این ها اسناد مهمی هستند که نباید گم شوند یا حتی به دست فرد دیگری بیفتد. اینجاست که عبارت بایگانی و ذخیره سازی اهمیت خود را نشان می دهد. وقتی اسنادی را ذخیره می کنیم که دیگر به طور دائم از آن ها استفاده نمی کنیم و این موارد به عنوان بایگانی شناخته می شوند.

دسته بندی بر اساس روش ذخیره‌سازی اسناد

برای بایگانی اسناد ۳ روش پیشنهاد می دهیم:

  •  سنتی
  •  دیجیتالی

ذخیره‌سازی سنتی

در روش سنتی ذخیره‌سازی، اسناد و مدارک در به صورت کاغذی هستند. در این روش که اسناد و مدارک مهم روی کاغذ چاپ شدند، جمع آوری می شوند و در یک محل ایمن بایگانی می شوند. این روش معمولا در سازمان های دولتی که ملزم به حفظ اسناد کاغذی هستند، کاربرد دارد.

ذخیره‌سازی دیجیتال

با پیشرفت علم و دیجیتالی شدن، همواره تغییراتی در ذخیره سازی به وجود آمد. به این صورت که ذخیره‌سازی اسناد در سازمان ها که نیازمند ردیف‌ها و قفسه های بزرگ بایگانی بود و خود این کار نیازمند هزینه زیاد، مصرف بالای کاغذ و نیروی انسانی برای مدیریت این اسناد بود کنار گذاشته شد. همه ی اسناد مهم درون یک مجموعه به فایل های دیجیتالی تبدیل می شوند و به صورت دیجیتالی ذخیره و بایگانی می گردند. با وجود راحتی که در ذخیره سازی دیجیتال وجود دارد، ولی بعضی از شرکت ها هنوز به همان شیوه ی سنتی اسناد خود را بایگانی می کنند.

نتیجه گیری

همانطور که بیان کردیم ذخیره سازی اطلاعات و فرم های مهم چه برای ارگان های دولتی و خصوصی چه برای افراد از اهمیت ویژه ای برخودار است. ذخیره ی اطلاعات و نگهداری منظم و مرتب اطلاعات به روش سنتی از اهمیت ویژه ای دارد. برای تحقق این امر مهم زودر پیشنهاد دارد که از پوشه‌ها (دارای سایزهای A4 و A5) و کاور و کلیر بوک باید استفاده کرد تا همواره مرتب و منظم بودن اطلاعات بایگانی شده انجام شود.

اکنون که با ابزار بایگانی و ذخیره سازی سنتی آشنا شدید، می توانید آن را از فروشگاه اینترنتی زودر تهیه کنید. فروشگاه زودر این امکان را برای کاربران فراهم کرده که پوشه ها، کاور و کلیر بوک از برند های مختلف با هم مقایسه کرده و سفارش خودرا به صورت آنلاین ثبت کنید. در هر جای ایران که باشید زودر می تواند سفارشتان را به دستتان برساند.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

جدیدترین مطالب

پیشنهاد ما به شما

آخرین محصولات مشاهده‌شده

سبد خرید
فروشگاه
حساب من