با عبارت بایگانی و ذخیره سازی یاد چه چیزی می افتید؟ به نظر شما بایگانی و ذخیره اطلاعات در کجا می تواند کاربرد داشته باشد؟ امروز زودر قصد دارد تعریف مناسبی برای عبارت بایگانی و ذخیره سازی ارایه دهد، کاربرد آن را توضیح دهد و وسیله های لازم برای بایگانی و ذخیره سازی را به شما معرفی کند. پس با زودر همراه باشید.
بایگانی
بدون شک همه‌ی ما تقریباً هرروز از کاغذ و اسناد مختلف بهره می‌بریم. اگر تابه‌حال به بانک، مدرسه، اداره و یا هر ارگان دیگری مراجعه کرده باشید بی‌تردید با واحدی بنام بایگانی برخورد کرده‌اید. درواقع تمامی اسناد و مدارک باید به‌صورت پیوسته در مکان ویژه‌ای ذخیره شوند. بایگانی کاغذها و اسناد باید به‌صورت مرتب و منظم انجام شود تا ماندگاری بالایی داشته باشند.
شناسنامه ی افراد، فرم های اظهارنامه مالیاتی، سوابق مالی کسب و کار، سند ملک و … اگرچه ممکن است این دسته از اسناد و مدارک کمتر مورد استفاده قرار گیرد، اما همه این ها اسناد مهمی هستند که نباید گم شوند یا حتی به دست فرد دیگری بیفتد. اینجاست که عبارت بایگانی و ذخیره سازی اهمیت خود را نشان می دهد. وقتی اسنادی را ذخیره می کنیم که دیگر به طور دائم از آن ها استفاده نمی کنیم و این موارد به عنوان بایگانی شناخته می شوند.
دسته بندی بر اساس روش ذخیره‌سازی اسناد
برای بایگانی اسناد ۳ روش پیشنهاد می دهیم:
- سنتی
- دیجیتالی
ذخیره‌سازی سنتی
در روش سنتی ذخیره‌سازی، اسناد و مدارک در به صورت کاغذی هستند. در این روش که اسناد و مدارک مهم روی کاغذ چاپ شدند، جمع آوری می شوند و در یک محل ایمن بایگانی می شوند. این روش معمولا در سازمان های دولتی که ملزم به حفظ اسناد کاغذی هستند، کاربرد دارد.
ذخیره‌سازی دیجیتال
با پیشرفت علم و دیجیتالی شدن، همواره تغییراتی در ذخیره سازی به وجود آمد. به این صورت که ذخیره‌سازی اسناد در سازمان ها که نیازمند ردیف‌ها و قفسه های بزرگ بایگانی بود و خود این کار نیازمند هزینه زیاد، مصرف بالای کاغذ و نیروی انسانی برای مدیریت این اسناد بود کنار گذاشته شد. همه ی اسناد مهم درون یک مجموعه به فایل های دیجیتالی تبدیل می شوند و به صورت دیجیتالی ذخیره و بایگانی می گردند. با وجود راحتی که در ذخیره سازی دیجیتال وجود دارد، ولی بعضی از شرکت ها هنوز به همان شیوه ی سنتی اسناد خود را بایگانی می کنند.
نتیجه گیری
همانطور که بیان کردیم ذخیره سازی اطلاعات و فرم های مهم چه برای ارگان های دولتی و خصوصی چه برای افراد از اهمیت ویژه ای برخودار است. ذخیره ی اطلاعات و نگهداری منظم و مرتب اطلاعات به روش سنتی از اهمیت ویژه ای دارد. برای تحقق این امر مهم زودر پیشنهاد دارد که از پوشه‌ها (دارای سایزهای A4 و A5) و کاور و کلیر بوک باید استفاده کرد تا همواره مرتب و منظم بودن اطلاعات بایگانی شده انجام شود.
اکنون که با ابزار بایگانی و ذخیره سازی سنتی آشنا شدید، می توانید آن را از فروشگاه اینترنتی زودر تهیه کنید. فروشگاه زودر این امکان را برای کاربران فراهم کرده که پوشه ها، کاور و کلیر بوک از برند های مختلف با هم مقایسه کرده و سفارش خودرا به صورت آنلاین ثبت کنید. در هر جای ایران که باشید زودر می تواند سفارشتان را به دستتان برساند.
